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Transformation einer mittelständischen Budgetplanung

15. Februar 2025 Budgetoptimierung

Projektüberblick

Ein Maschinenbauunternehmen aus Baden-Württemberg mit 280 Mitarbeitern kämpfte mit unübersichtlichen Budgetprozessen. Verschiedene Abteilungen planten isoliert, was zu Doppelausgaben und verpassten Synergien führte. Unser Ansatz konzentrierte sich auf die Vereinheitlichung der Planungszyklen und die Einführung transparenter Kommunikationswege zwischen den Bereichen.

Analysephase

Drei Wochen intensive Prozessanalyse mit allen Abteilungsleitern. Dabei stellte sich heraus, dass 60% der Budgetabweichungen auf mangelnde Abstimmung zurückzuführen waren.

Implementierung

Schrittweise Einführung einheitlicher Planungsvorlagen und regelmäßiger Abstimmungsrunden. Besonders wichtig war die Schulung der Führungskräfte in den neuen Prozessen.

Ergebnisse nach 8 Monaten

Budgetabweichungen reduzierten sich von durchschnittlich 18% auf 7%
Planungszeit verkürzte sich um 40% durch standardisierte Vorlagen
Abteilungsübergreifende Projekte stiegen um 65%
Mitarbeiterzufriedenheit in der Budgetplanung verbesserte sich deutlich

Digitalisierung der Finanzkommunikation im Einzelhandel

28. Januar 2025 Digitale Transformation

Ausgangssituation

Eine Einzelhandelskette mit 45 Filialen verließ sich noch immer auf Excel-Tabellen und E-Mail-Verteiler für die Finanzkommunikation. Monatsabschlüsse dauerten oft bis zu drei Wochen, und Filialleitern fehlten aktuelle Kennzahlen für operative Entscheidungen. Die Geschäftsleitung suchte nach einer Lösung, die sowohl die Geschwindigkeit als auch die Genauigkeit der Finanzberichterstattung verbessert.

Phase 1: Systemauswahl

Evaluation verschiedener Finanz-Software-Lösungen unter Berücksichtigung der spezifischen Einzelhandelsanforderungen.

Phase 2: Pilotprojekt

Test mit 8 Filialen über 3 Monate, um Prozesse zu verfeinern und Mitarbeiter-Feedback zu sammeln.

Phase 3: Vollständige Einführung

Schrittweise Ausweitung auf alle Standorte mit intensiver Schulung und Support.

Phase 4: Optimierung

Anpassung der Dashboards und Berichte basierend auf den ersten Betriebsmonaten.

Messbare Verbesserungen

Monatsabschluss erfolgt jetzt innerhalb von 5 Arbeitstagen
Echtzeit-Zugriff auf Kennzahlen für alle Filialleiter
Reduzierung der Fehlerrate um 85% durch automatisierte Prozesse
Zeitersparnis von 12 Stunden pro Woche für das Finanzteam

Kostentransparenz in komplexen Projektstrukturen

10. Januar 2025 Projektcontrolling

Herausforderung

Ein Ingenieurbüro mit Fokus auf Infrastrukturprojekte verlor bei großen Aufträgen regelmäßig den Überblick über Teilkosten. Projekte mit Laufzeiten von 2-3 Jahren und Budgets über 5 Millionen Euro erforderten eine völlig neue Herangehensweise an das Kostencontrolling. Besonders problematisch war die Zuordnung von Gemeinkosten zu einzelnen Projektphasen.

Marlene Weidinger

Projektcontrolling-Spezialistin

Die größte Hürde war nicht die Technologie, sondern die Bereitschaft der Teams, ihre Arbeitszeit granular zu erfassen. Erst als die Projektleiter selbst die Vorteile sahen, wurde die neue Methodik wirklich gelebt.

Kostenstellenstruktur

Entwicklung einer mehrstufigen Kostenstellenhierarchie, die sowohl Projektphasen als auch Ressourcentypen abbildet.

Zeiterfassung

Einführung einer mobilen Zeiterfassungs-App, die direkt mit der Projektbuchhaltung verknüpft ist.

Frühwarnsystem

Automatische Benachrichtigungen bei Budgetabweichungen ab 15% des geplanten Wertes.

Reportingzyklen

Wöchentliche Kurzberichte und monatliche Detailanalysen für alle Stakeholder.